Die Access-Personaldatenbank

talentDB – Handbuch

Willkommen beim offiziellen Handbuch für die talentDB – Personaldatenbank der Großen Kreisstadt Horb am Neckar. Dieser Leitfaden soll Ihnen nicht nur bei der praktischen und sicheren Nutzung im Alltag helfen, sondern vermittelt Ihnen auch interessantes Hintergrund-Wissen zur Datenbank-Struktur, damit Sie die Abläufe hinter den Kulissen besser nachvollziehen können.

Inhaltsverzeichnis

Systemvoraussetzungen
Das Prinzip: Frontend & Backend
Datenbank öffnen und Makros aktivieren

1. Erste Schritte & Anmeldung

Systemvoraussetzungen

  • Software: Microsoft Access (ab Version 2016 oder Microsoft 365).
  • Speicherort / Struktur: Die Datenbank ist in ein Backend und ein persönliches Frontend aufgeteilt. Jeder Anwender / jede Anwenderin arbeitet mit einer eigenen Frontend-Datei, die über eine Verknüpfung aufgerufen wird und sich mit den Daten auf dem internen Netzlaufwerk der Stadtverwaltung verbindet.

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Das Prinzip: Frontend & Backend

  • Das Backend (Die Datentabelle auf dem Server): In dieser Datei werden alle Daten zentral in separaten Tabellen verwaltet (unter N:\Daten\talentDB\TalentDB_V250810_0001_be.accdb), die jedoch logisch miteinander verknüpft sind.
  • Das Frontend (Ihre persönliche Arbeitsdatei): Diese Datei (z. B. benannt nach Ihrer Kennung wie sac_id_1.accdb) enthält keine eigenen Daten. Sie umfasst stattdessen die Benutzeroberfläche sowie Abfragen und Berichte und greift über verknüpfte Tabellen auf das Backend zu.

Welches ist Ihre Frontend-Datei? Woher Sie wissen, welche sac_id und damit welche Frontend-Datei für Sie bestimmt ist, können Sie im Verzeichnis N:\Daten\talentDB auf dem Server in der PDF-Datei Zuteilung_Benutzer_IDs.pdf nachlesen.

📌Praxis-Tipp: Erstellen Sie sich eine Verknüpfung zu Ihrer Frontend-Datei auf dem Netzlaufwerk und legen Sie diese Verknüpfung bequem auf Ihrem lokalen PC (z. B. auf dem Desktop) ab. So haben Sie immer direkten Zugriff.

Hintergrund-Wissen: Warum sind Frontend und Backend getrennt? Wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in derselben Datei arbeiten würden, könnte es passieren, dass Person A einen Datensatz bearbeitet und Person B genau zur gleichen Sekunde denselben Datensatz ändert. Das würde zu Fehlern oder Überschreibungen führen. Durch die Trennung hat jede Person ihre eigene kleine Arbeitsansicht auf dem PC. Ihre Eingaben werden im Hintergrund sofort sicher an das zentrale Backend auf dem Server übermittelt, ohne dass Sie sich gegenseitig in die Quere kommen.

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Datenbank öffnen und Makros aktivieren

Gehen Sie auf Ihrem PC zu dem Ort, an dem Sie Ihre persönliche Verknüpfung abgelegt haben (z. B. auf Ihren Desktop), und doppeltklicken Sie auf Ihre persönliche Frontend-Datei (bzw. die Verknüpfung dazu).

PLATZHALTER BILD

==Wichtig: Falls Microsoft Access eine Sicherheitswarnung anzeigt(„Sicherheitswarnung: Externe Inhalte wurden deaktiviert“), klicken Sie unbedingt auf Inhalte aktivieren (Enable Content). Andernfalls funktionieren die Formulare, Schaltflächen und die Verbindung zum Server-Backend nicht. In manchen Fällen kann diese Sicherheitsleiste durch das sich automatisch öffnende Startformular verdeckt sein.==

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2. Das Hauptmenü (Dashboard)

Nach dem Start landen Sie automatisch im Hauptmenü. Von hier aus steuern Sie alle wichtigen Bereiche der Datenbank über große Schaltflächen:

  • Mitarbeiter verwalten: Öffnet die Erfassung und Übersicht aller Personalakten.
  • Abteilungen & Standorte: Verwaltung der Unternehmensstruktur.
  • Berichte & Auskünfte: Generierung von Listen (z. B. Geburtstagsliste, Jubiläen).
  • Daten sichern: (Falls als Button hinterlegt) Erstellt ein Backup.

3. Mitarbeiter verwalten (Stammdaten)

Über den Menüpunkt „Mitarbeiter verwalten“ gelangen Sie in das Hauptformular. Hier können Sie bestehende Datensätze einsehen, bearbeiten oder neue Mitarbeiter anlegen.

Neuen Mitarbeiter anlegen

  1. Klicken Sie unten im Formular auf den Button [Neuer Datensatz] (oder nutzen Sie den Pfeil mit dem Sternchen am unteren Rand der Navigation).
  2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus (diese sind meist mit einem roten Sternchen * markiert):
    • Vorname und Nachname
    • E-Mail-Adresse (geschäftlich)
    • Eintrittsdatum
    • Abteilung (Auswahl über das Dropdown-Menü)
  3. Die ID des Mitarbeiters wird automatisch vom System vergeben.
  4. Klicken Sie auf [Speichern] oder wechseln Sie einfach in einen anderen Datensatz – Access speichert Änderungen automatisch beim Verlassen der Zeile.

Einen Mitarbeiter suchen

  • Nutzen Sie das Suchfeld ganz oben im Formular.
  • Tippen Sie einfach den Nachnamen ein. Das System springt sofort zum passenden Datensatz.

Mitarbeiter austragen / Archivieren

  • Achtung: Löschen Sie einen Mitarbeiterdatensatz niemals komplett über die Entf-Taste, da sonst historische Bezüge (z. B. in alten Projekten oder Abrechnungen) verloren gehen.
  • Nutzen Sie stattdessen das Kontrollkästchen „Aktiv“ und nehmen Sie den Haken heraus oder setzen Sie das Austrittsdatum.

4. Berichte & Auswertungen

Die Datenbank enthält vorgefertigte Berichte für den schnellen Überblick.

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Berichte.
  2. Wählen Sie den gewünschten Bericht aus:
    • Aktuelle Mitarbeiterliste: Druckbare Gesamtübersicht sortiert nach Abteilung.
    • Geburtstagsliste (Monat): Zeigt alle anstehenden Geburtstage im laufenden Monat.
  3. Klicken Sie auf Drucken oder In Excel exportieren, wenn Sie die Daten weiterverarbeiten möchten.

5. Häufige Fragen & Fehlerbehebung (FAQ)

F: Ich kann keine Daten ändern, alles ist „grau“ (schreibgeschützt).

  • Ursache: Vermutlich besteht keine Verbindung zum Backend auf dem Netzlaufwerk (z. B. weil das Netzwerk kurz getrennt war) oder die Backend-Datei ist gesperrt.
  • Lösung: Prüfen Sie Ihre Netzwerkverbindung zum Laufwerk N:\ und starten Sie Ihr Frontend (.accdb) neu.

F: Eine Fehlermeldung taucht auf („Index oder Primärschlüssel kann nicht geändert werden“).

  • Ursache: Sie haben versucht, eine Personalnummer oder E-Mail-Adresse einzugeben, die es im System bereits gibt.
  • Lösung: Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter bereits erfasst wurde. Jede Personalnummer darf nur einmal existieren.